Напишите нам, мы в онлайне!

O'zbekcha Русский English



 

Октябрь 22, 2017 (обновлено)

 

 

ПРИНЦИПЫ ЭФФЕКТИВНОЙ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ В КОМПАНИИ


Договорная работа является основой ведения бизнеса в любой компании. От того, насколько эффективно она организована, во многом зависит процветание и имидж компании. И особую роль в этом играет юридическая служба компании, которая не только принимает активное участие в договорной работе, начиная от подготовки проектов договора, заканчивая его исполнением, но и ведет обобщение и анализ договорной практики.


Обобщение и анализ договорной практики необходимы для выявления недостатков в организации договорной работы в компании и разработки мероприятий по их устранению. Важно отметить, что участие юридической службы в договорной работе  должно носить не эпизодический, а постоянный характер. Юристы компании должны постоянно вести мониторинг и давать свои рекомендации по повышению эффективности договорной работы в компании.


И так, ниже мы рассмотрим 5 принципов эффективной договорной работы в компании, собранные из договорной практики одной крупной компании.

1. Главным инструментом договорной работы является Разработка формы договоров компании

Где мы обычно берем формы договоров? В большинстве случаев из информационно-поисковой системы «Нормы», «Право», lex.uz, пространств интернета, книжных сборников, от коллег, контрагентов и пр. Давайте здесь зададимся вопросом, чьи интересы защищают эти формы договоров? Правильно, чьи угодно, только не интересы вашей компании. Поэтому, в компании должна быть разработана своя форма договора при участии всех заинтересованных подразделений, включая юристов, финансистов, специалистов по налогам и пр. Формы договоров должны быть направлены на обеспечение интересов компании, минимизировать экономические, юридические, налоговые и пр. риски, а также согласованы всеми заинтересованными лицами компании. Работа по разработке форм договоров должна быть системной, ежегодно подвергаться ревизии и повторному согласованию.

2. Разработка Приказа о договорной дисциплине

Во избежание типовых замечаний в договорной работе рекомендуется оформить приказ о договорной дисциплине в целях упорядочения работы от заключения до исполнения договоров в компании. Например, в некоторых случаях, по тем или иным обстоятельствам, договоры заключаются задним числом. Следует признать, что договоры с задним числом является злом для компании. Они мешают ведению надлежащего бухгалтерского и налогового учета.  Юридическая служба обязана пресекать это зло, путем внесения в приказ о договорной дисциплине, положение запрещающее заключать договоры задним числом.
Вот несколько рекомендаций юридической службе при составлении приказа о договорной дисциплине в целях минимизации рисков компании:

    1. Нет договорам с задним числом;
    2. Избегать заключения договоров по доверенности;
    3. Не допускать использование факсимиле для договоров;
    4. Отказ от заключения непоименованных, смешанных договоров;
    5. Избегать оформления протоколов разногласия к договорам;
    6. Избегать автоматическую пролонгацию договоров;
    7. Юридическая служба согласует проект договора последней, после устранения замечаний других согласующих подразделений;
    8. Нормальный срок согласования проекта договора в юридической службе – 3 рабочих дня;
    9. Ведение реестра и хранение договоров осуществляет бухгалтерия.

3. Разработка Регламента договорной работы

Для эффективного ведения договорной работы в компании (особенно в крупных компаниях) необходимо разработать Регламент договорной работы в целях установления единых требований к порядку инициирования, согласования, заключения, регистрации договоров, а также мониторинга за их исполнением, учета и хранения. Наличие единого порядка ведения договорной работы способствует оптимизации сроков и трудозатрат на работу с договорами, разделяет полномочия участников процесса договорной работы и закрепляет их ответственность.


Примерное содержание Регламента договорной работы:
Раздел 1. Общие положения
1.1. Основные положения
1.2. Термины, определения
1.3. Планирование договорной работы
1.4. Проверка контрагента
Раздел 2. Подготовка, согласование и подписание договоров
2.1. Общие требования к содержанию договоров
2.2. Стандартные  и примерные формы договоров
2.3. Подготовка проекта договора
2.4. Согласование проекта договора
2.5. Согласующие подразделения
2.6. Функции согласующих подразделений
2.7. Сроки согласования проекта договора
2.8. Подписание договора
Раздел 3. Контроль за исполнением договоров
Раздел 4. Учет, хранение договоров и документов, связанных с договорной работой
Раздел 5. Ответственность за осуществление договорной работы
Раздел 6. Заключительные положения

4. Правовая экспертиза проектов договоров

Правовую экспертизу проектов договоров осуществляет юридическая служба компании.
Главная цель правовой экспертизы это обеспечение проверки соответствия требованиям законодательства и внутренним актам компании проекта договора, представляемого на подпись подписанту.
Для договоров на сумму, превышающую 200 минимальных заработных плат, установленных в Республике Узбекистан, в соответствии с требованием законодательства Юридическая служба представляет юридическое заключение.
Получив проект договора для проверки, юрист должен проверить правильно ли он составлен по существу и по форме. При визировании проекта договора следует обратить внимание на отражение в нем всех существенных условий, полноту и четкость изложения текста договора, не допускающего различного толкования.
Письменное правовое заключение также оформляться при наличии правовых замечаний на проект договора.  В правовом заключении юрист обязан отразить максимальное число правовых замечаний на проект договора и обязательно предложить способы их устранения. Юрист обязан указать в правовом заключении негативные правовые последствия для компании, которые могут возникнуть при наступлении выявленных правовых рисков с обязательными ссылками на правовые нормы. При формировании предложений по устранению правовых замечаний юрист должен использовать следующие формулировки: «Исключить пункт договора», «Дополнить пункт договора», «Заменить пункт договора», «Изложить пункт договора» и т.д.
В тех случаях, когда у подразделений компании, получившего проект договора, имеются замечания по его условиям, договор оформляется с протоколом разногласий. Юридическая служба, если она не участвовала в составлении протокола разногласий, должна при визировании проекта договора проверять законность и правильность составления протокола разногласий. Рассматривая замечания контрагента, изложенные им в протоколе разногласий, юридическая служба должна обращать внимание на законность и мотивированность предложенных замечаний, а также возражений на них со стороны заинтересованных подразделений компании.

5. Пропаганда договорной работы

Эффективно построенная договорная работа служит отличным инструментом предупреждения и профилактики правовых и иных рисков компании. С этой целью юридическая служба должна организовать в компании пропаганду нововведений в законодательстве на постоянной основе. Данная пропаганда может проводиться в виде организации лекций, выступлений о действующем законодательстве и практики его применения, организации рассылок по электронной почте и пр. Своевременное информирование работников, вовлеченных в процесс договорной работы о новшеств в законодательстве служит залогом успеха ведения эффективной договорной работы в компании.

 

 

 

Хамида Мамажонова
юридический эксперт

 

 




2014-2016. Legamb.uz ©
"Правовая помощь для всех"

 

Воспроизводство, копирование, распространение и другое использование информации с сайта Legamb.uz
разрешается только при письменном разрешении администрации сайта.